Wenn Sie über einen Vertriebskanal verkaufen, der nicht über eine automatische Integration mit hellotax verbunden ist, müssen Sie Ihre Verkaufs- und Rückerstattungsdaten manuell hochladen.

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um Ihre Datei korrekt vorzubereiten und erfolgreich hochzuladen.

1️⃣ Vorlage für Verkäufe & Rückerstattungen herunterladen

Sie können die Vorlage direkt in Ihrem hellotax-Konto herunterladen.

Navigieren Sie zu:

Einstellungen → Integrationen → Manueller Upload

Wählen Sie anschließend:

Vorlage für Verkäufe und Rückerstattungen

Die Vorlage wird als CSV-/Excel-Datei heruntergeladen und enthält alle verfügbaren Datenfelder.

2️⃣ Vorlage ausfüllen

Öffnen Sie die Vorlage und tragen Sie Ihre Transaktionsdaten ein.

💡 Wichtig: Nur die grün markierten Spalten müssen ausgefüllt werden

Die Vorlage enthält viele Spalten. Für den Upload von Verkäufen und Rückerstattungen müssen Sie jedoch nur die grün markierten Spalten ausfüllen.

Die weißen Spalten können ignoriert und leer gelassen werden, sofern Ihr Account Manager nichts anderes mitteilt.

3️⃣ Feldanweisungen prüfen

Jede grün markierte Spalte enthält Hinweise dazu:

• Welche Informationen erforderlich sind
• Welches Format verwendet werden muss
• Ob bestimmte Codes oder Werte eingegeben werden müssen

So können Sie die Hinweise anzeigen:

🖱️ Bewegen Sie den Mauszeiger über die jeweilige Spaltenüberschrift.

Es erscheint ein Kommentar mit den Anforderungen für die Dateneingabe.

Beispiele

Die Hinweise können Informationen enthalten zu:

• Datumsformaten
• Ländercodes (z. B. DE, FR, ES)
• Zulässigen Transaktionstypen
• Umsatzsteuerwerten
• Produktinformationen

Die Einhaltung dieser Vorgaben hilft, Upload-Fehler zu vermeiden.

4️⃣ Verkaufs- und Rückerstattungsdaten eingeben

Sie können:

✅ Transaktionen manuell erfassen

oder

✅ Daten aus Ihrem Verkaufskanal exportieren und in die Vorlage übernehmen

Bitte beachten Sie dabei:

• Ersetzen Sie vorhandene Beispieldaten durch Ihre eigenen Daten.
• Ändern Sie keine Spaltenüberschriften.
• Fügen Sie keine Spalten hinzu und löschen oder verschieben Sie keine Spalten.
• Stellen Sie sicher, dass Datumsangaben, Ländercodes und Umsatzsteuerwerte korrekt sind.

⚠️ Änderungen an der Struktur der Vorlage können dazu führen, dass der Upload fehlschlägt.

5️⃣ Datei speichern

Speichern Sie die Datei nach Abschluss der Bearbeitung.

Wenn Sie Excel oder LibreOffice verwenden, stellen Sie sicher, dass die Datei im erforderlichen CSV-Format gespeichert bleibt.

6️⃣ Datei hochladen

Gehen Sie zurück zu:

Einstellungen → Integrationen → Manueller Upload

Klicken Sie auf:

„Datei hochladen“

und wählen Sie Ihre ausgefüllte Datei für Verkäufe und Rückerstattungen aus.

7️⃣ Upload-Ergebnis prüfen

Nach dem Hochladen erhalten Sie eine Statusmeldung.

✅ Grüne Erfolgsmeldung

Eine grüne Meldung bestätigt, dass die Datei erfolgreich hochgeladen wurde.

❌ Rote Fehlermeldung

Eine rote Meldung bedeutet, dass Fehler in der Datei gefunden wurden.

In diesem Fall:

1. Scrollen Sie nach unten und lesen Sie die detaillierte Fehlermeldung.
2. Korrigieren Sie die betroffenen Daten.
3. Speichern Sie die Datei erneut.
4. Laden Sie die Datei erneut hoch.

⚠️ Häufige Upload-Fehler

Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Fehlende Pflichtfelder
• Falsche Datumsformate
• Ungültige Ländercodes
• Falsche Umsatzsteuerbeträge
• Doppelte Transaktionen
• Fehlende Käuferland-Informationen
• Geänderte Dateistruktur
• Falsch formatierte Werte

Viele Upload-Fehler lassen sich vermeiden, indem die Hinweise in den grün markierten Spalten sorgfältig beachtet werden.

🌍 Warum eine korrekte Meldung von Verkäufen und Rückerstattungen wichtig ist

Eine korrekte Datenübermittlung sorgt für:

✅ Präzise Umsatzsteuererklärungen

✅ Korrekte OSS-Meldungen

✅ Richtige Zuordnung der Umsätze zu den jeweiligen Ländern

✅ Weniger Compliance-Risiken

Fehlende oder fehlerhafte Daten können zu folgenden Problemen führen:

❌ Zu niedrig gemeldete Umsatzsteuer

❌ Fehlerhafte OSS-Meldungen

❌ Rückfragen der Finanzbehörden

❌ Risiken bei Steuerprüfungen

🔑 Wichtige Hinweise auf einen Blick

📊 Für den Upload müssen nur die grün markierten Spalten ausgefüllt werden.

🖱️ Bewegen Sie den Mauszeiger über die grüne Spaltenüberschrift, um die Eingabehinweise anzuzeigen.

📅 Laden Sie Ihre Transaktionen möglichst bis zum 4. Tag des Folgemonats hoch.

⚠️ Ändern Sie niemals die Struktur der Vorlage.

✅ Prüfen Sie Fehlermeldungen sorgfältig, bevor Sie die Datei erneut hochladen.

🛟 Benötigen Sie Hilfe?

Falls Sie Probleme beim Ausfüllen oder Hochladen der Vorlage haben:

📌 Lesen Sie die entsprechenden Help-Center-Artikel oder Videoanleitungen.

📌 Prüfen Sie die angezeigten Fehlermeldungen sorgfältig.

📌 Kontaktieren Sie Ihren Account Manager, wenn weiterhin Probleme auftreten.

Wir helfen Ihnen gerne weiter.