To reduce confusion and prevent unnecessary payments, it is crucial to understand the difference between the first (proposal) and second (final) penalty letters sent by the Spanish tax authorities.

Differentiating Between the Two Penalty Letters

1. First Letter (Proposal): This is purely informative and does not include a payment document (Form 002). No payment is required at this stage.
2. Second Letter (Final Decision): This is the official penalty decision and includes the payment document (Form 002). Payment is required at this stage.

Understanding Notification Types and Required Actions

Hellotax forwards penalty notifications from the Spanish tax authorities, clearly indicating the type of notification (e.g., ES Type 1, ES Type 2). This classification helps you identify whether action is required. Below is a list of notification types and their corresponding actions:

1. No Further Action Needed

• ES Type 1 - Propuesta de Liquidación de Recargo por Presentación Fuera de Plazo de Autoliquidación / Proposal of payment to cover penalty on late return submission
• ES Type 2 - Acuerdo de Iniciación y Comunicación del Trámite de Audiencia de Expediente Sancionador / Agreement of Initiation and Communication of the Hearing Procedure of the Sanctioning File
• ES Type 13 - Acuerdo de Baja en el Registro de Operadores Intracomunitarios / Agreement of Deregistration from VIES number
• ES Type 15 - Solicitud de Número de Registro e Identificación de Operadores Económicos (EORI) / Application for Registration Number and Identification of Economic Operators (EORI)
• ES Type 16 - Comunicación sobre Obligación a Relación Electrónica / Communication on Electronic Relationship Obligation
• ES Type 17 - Acuerdo de Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios / Agreement on Registration of Intracommunity Operators
• ES Type 18 - Comunicación de Tarjeta Acreditativa del Número de Identificación Fiscal (NIF) / Tax Identification Number Card
• ES Type 19 - Comunicación de Pago de Devolución / Return Payment Communication
• ES Type 20 - Acuerdo de Compensación de Oficio / Offset Agreement
• ES Type 23 - Acuerdo de Devolución de Ingresos Indebidos / Agreement for the Return of Undue Income
• ES Type 24 - Resolución sin Liquidación del Recargo / Resolution without Settlement of the Surcharge
• ES Type 25 - Notificación de Resolución Expresa del Procedimiento / Notification of Express Resolution of the Ongoing Assessment
• ES Type 26 - Acuerdo de Alta / Agreement of Registration
• ES Type 28 - Comunicación de Número de Registro e Identificación de Operadores Económicos (EORI) / Communication of Registration Number and Identification of Economic Operators (EORI)

2. Payment is Required

• ES Type 3 - Providencia de Apremio / Enforcement Order (Amount to be paid)
• ES Type 4 - Exigencia de la Reducción Practicada en el Acuerdo de Imposición de Sanción / Liquidación de Recargo / Requirement of Reduction Applied in the Penalty Tax Agreement / Recharge Settlement (Amount to be paid)
• ES Type 6 - Notificación de Acuerdo de Imposición de Sanción por Infracción Tributaria / Notification of Agreement of Penalty Imposition for Tax Violation (Amount to be paid)
• ES Type 10 - Liquidación de Intereses de Demora por Declaración Extemporánea / Settlement of Late Interest Payment for Late Declaration (Amount to be paid)
• ES Type 11 - Notificación de Diligencia de Embargo de Créditos / Notification of Seizure of Credits (Amount to be paid)
• ES Type 12 - Liquidación de Recargo por Presentación Fuera de Plazo de Autoliquidación / Settlement of Penalty for Late Submission (Amount to be paid)
• ES Type 22 - Acuerdo de Iniciación del Procedimiento Sancionador por Incumplimiento de Obligación Estadística en el Sistema Intrastat / Agreement to Initiate the Sanctioning Procedure for Breach of Statistical Obligation in the Intrastat System (Amount to be paid)
• ES Type 29 - Orden de Ejecución por Pago Tardío / Devoluciones de OSS Impagas / Order of Enforcement for Late Payment / Unpaid OSS Returns (Amount to be paid)

3. Provide or Submit Requested Explanation or Documents

• ES Type 5 - Carta de Aviso - Requerimiento / Warning Letter - Requirement
• ES Type 7 - Notificación de Requerimiento / Notification of Requirement
• ES Type 8 - Acuerdo de Denegación de la Solicitud de Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios / Agreement of Denial of Registration in the Registry of Intracommunity Operators
• ES Type 9 - Notificación de Propuesta de Resolución y Trámite de Alegaciones en Relación con la Solicitud de Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios / Notification of Resolution Proposal and Allegations Procedure Regarding the Registration Application in the Intracommunity Operators Register
• ES Type 14 - Acuerdo de Resolución Rectificación de Autoliquidación / Agreement of Resolution of a Self-Submission Amendment
• ES Type 21 - Comunicación de Inicio de Actuaciones de Comprobación e Investigación / Communication of Beginning of Audit and Investigation Actions
• ES Type 27 - Propuesta de Revocación EORI / EORI Revocation Proposal

Key Takeaways

• First letter = Proposal → Informational only, no payment required.
• Second letter = Final decision → Includes Form 002, payment required.
• Hellotax provides notification types to help distinguish between proposals and final penalties.
• Use the above reference table to determine if further action or payment is required.

By understanding these classifications, you can avoid unnecessary payments and respond appropriately to tax authority communications.